Executive Assistant to the CEO of BuddeGroup - all genders

Back

Für die executive Assistenz der Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Berlin eine/n

Executive Management Assistant to the CEO - all genders

In dieser Position koordinierst Du den reibungslosen Terminablauf für unseren CEO und übernimmst die Ausführung der administrativen Aufgaben.

Dank deines Organisationstalents bist du immer einen Schritt voraus.

Deine Aufgaben:

  • Eigenständige Pflege und Koordination des Terminkalenders inkl. Meetings, Calls und Videokonferenzen
  • Proaktive Vor- und Nachbereitung von Terminen, inkl. Agendas, Briefings und ggf. Präsentationen
  • Verwaltung des geschäftlichen E-Mail-Postfachs: Filtern, Priorisieren und Vorbereiten der Korrespondenzen
  • Organisation, Buchung und Abrechnung nationaler und internationaler Reisen (geschäftlich wie privat)
  • Schnittstelle zu internen Teams, externen Partner*innen und Stakeholdern (z. B. Notare, Steuerberatungen, Kanzleien, Dienstleister)
  • Dokumentenmanagement, vorbereitende Buchhaltung und Belegverwaltung (geschäftlich wie privat)
  • Unterstützung bei Investment-Themen inkl. strukturierter Ablage für Holdinggesellschaften
  • Koordination und Verwaltung organisatorischer Themen im Hintergrund (z. B. KFZ Verwaltung, Verträge, Rechnungswesen)
  • Organisation und Koordination privater Termine, Veranstaltungen und Unterlagen, inkl. Kommunikation mit Dienstleistern
  • Flexible Unterstützung auch während internationaler Reisen (z. B. in anderen Zeitzonen)

Dein Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund
  • Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Position
  • Sehr gutes Organisationsvermögen, hohes Maß an Verlässlichkeit und Diskretion
  • Belastbarkeit, Flexibilität und Ruhe auch in dynamischen, parallellaufenden Aufgabenfeldern
  • Technisches Verständnis, Begeisterung für technologische Entwicklungen und smarte Prozesse
  • Empathisches, serviceorientiertes Auftreten mit einer strukturierten und vorausschauenden Arbeitsweise
  • Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  • Erfahrung in der Arbeit mit internationalen Ansprechpartner*innen und sensiblen Informationen
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Führerschein Klasse B erforderlich

Budde Benefits

  • Persönliches Wachstum in einem dynamischen Umfeld.
  • Hoher Gestaltungs- und Entscheidungsfreiraum.
  • Starkes Team und kollaborative Atmosphäre.
  • Internationales Arbeiten mit kulturell relevanten Themen.
  • Unabhängiges Familienunternehmen seit über 70 Jahren.
  • Täglich frisches Mittagessen für das Team, zubereitet von unserer Köchin vor Ort.
  • Konzerte, Branchenevents, Festivals.

Wir bieten eine Umgebung, die für alle Menschen offen ist, unabhängig von deren kulturellem Hintergrund, Ethnie, Herkunft, sexueller Orientierung, geschlechtlicher Identität, dem geschlechtlichen Ausdruck oder geschlechtlicher Eigenschaften und Merkmale. Vielfalt ist in unserer DNA enthalten und prägt unsere lebendige Unternehmenskultur. Wir wachsen stetig weiter als ein Team von Individuen mit dem gemeinsamen Ziel: Talente jeder Art bei der Verwirklichung ihrer Wünsche, Ziele und Träume zu unterstützen.